Manapság nagyon divatos kifejezés az agilitás és egyre gyakrabban találkozhatunk azzal, hogy nem csak tech cégek, hanem akár kereskedelmi cégek marketing vagy sales divíziói, ügynökségek vagy akár bankok is azt vallják magukról, hogy agilisan működnek. De mit is jelent mindez?
(Kép forrása: unplash.com)
Az agilitás egy szemléletmód és nem pedig egy módszertan vagy egy keretrendszer, így akár anélkül is működhetünk agilisan, hogy módszertani rendszerekhez alkalmazkodnánk. Ez egyrészről ad egy rugalmasságot és nagyfokú szabadságot, ugyanakkor meg is nehezíti a dolgunkat, hiszen nincsenek konkrétumok, amelyekhez tarthatjuk magunkat, hanem nekünk kell kikísérleteznünk, hogy milyen agilis módszertani elemeket érdemes bevennünk a működésünkbe, mi az, ami segíti, hatékonyabbá és eredményesebbé teszi a működésünket. Ez egy folyamatos tanulás.
Az agilis kiáltványt 2001-ben hozta létre 17 szoftverfejlesztő a szoftverfejlesztés számára, ezt tekinthetjük az agilis szemléletmód alapjának. (A kiáltvány 4 pontja és 12 alapelve ITT olvasható) Van olyan, amit ebből átemelhetünk például egy kommunikációs ügynökség működésébe? Elég sok minden, a következőket mindenképpen megéri átgondolni és megpróbálni adaptálni saját cégkultúránkba.
Rugalmasság, gyors reagálás a változásokra
Ez igaz egy projektmunka során felmerülő, a projekttel kapcsolatos bármilyen külső vagy belső változásra. Gondoljunk akár a COVID-19 vírus járvány okozta helyzetre az előző évben, ami például pontosan rámutatott arra, hogy napjainkban a rugalmasság, a változásokra való gyors reagálás kulcsfontosságú képesség.
Fontos a megrendelővel történő szoros együttműködés a projekt során
Ahelyett, hogy szigorúan csak a szerződést követjük, legyünk az ügyfelünkkel állandó, szoros kapcsolatban, osszuk meg vele ötleteinket, terveinket a projekt során. Így nem fordulhat elő az a sok veszélyt magában rejtő szituáció, hogy csak a kész „termékkel” találkozik először, ami esetleg valamilyen oknál fogva nem találkozik az elképzeléseivel. Ha folyamatosan tájékoztatjuk arról, hogy min dolgozunk, kíváncsiak vagyunk a véleményére, az az érzése lesz, hogy a terméket közösen hoztuk létre és sokkal inkább a magáénak fogja érezni.
Iteratív munkavégzés
A teljes projektünket bontsuk fel kisebb 1-2 hetes iterációkra (a projekt nagyságától függően). Határozzuk meg előre, hogy egy iteráció alatt a csapat reálisan mennyi munkát képes elvégezni, törekedjünk arra, hogy egy-egy iteráció végén mindig legyen egy olyan látványos fejlődése a projektünknek, amit érdemes megmutatni a megrendelőnek. Fontos, hogy az iterációinkat megtervezzük, tudjuk, hogy mit akarunk egy adott időszakban elvégezni, tudjuk, hogy reálisan elvégezhető-e az, amit meg akarunk csinálni egy adott időszak alatt, és mindenképpen értékeljük ki a végén az iterációt, ezzel segítve, hogy egyre pontosabban tervezzük meg az előttünk állókat.
Központi elem a csapat
A csapatunk legyen önszerveződő és felhatalmazott a saját munkája szervezésére, kisebb döntések meghozatalára. Az agilis csapatot magas fokú önállóság jellemzi és viszonylag alacsony intenzitású vezetői ellenőrzés. Fontos, hogy a csapattagok bízzanak egymásban, tehát elhiggyék, hogy társaik képesek a munka elvégzésére, tiszteljék egymást, konstruktívan tudjanak együttműködni. Törekedjünk arra, hogy a csapat azonosulni tudjon a projekttel, ennek köszönhetően motiváltak lesznek a munkavégzésre.
Törekedjünk az egyszerűségre
Az elvégzetlen munkamennyiség maximálásának művészete.
Folyamatos vizsgálat
Lehetőség szerint minden iteráció végén, de legalább a projekt zárása után vizsgáljuk meg a gyengeségeinket, erősségeinket, nézzük meg, hogy hol szorul a csapatunk fejlesztésre, mi az, amit máskor máshogyan csináljunk, mi az, ami jó volt, és emeljük át a következő projektjeinkbe is. Vizsgáljuk meg, hogyan tudjuk növelni a hatékonyságunkat.
SCRUM, mint agilis keretrendszer
Vannak agilis keretrendszerek, ezek közül a Scrum az egyik legismertebb és legelterjedtebb. Aki szeretné az agilitást minél eredményesebben működtetni a szervezetében, annak érdemes megismerkednie a Scrummal. A Scrum guide ITT megtalálható és ingyenesen letölthető. Ha úgy érezzük, hogy a saját szervezetünkre az egész Scrum nem is adaptálható, biztos minden cég megtalálja azokat az értékeit, eseményeit, amelyeket érdemes használnia saját működésében. Ezekről egy következő cikkben bővebben olvashattok majd.
A KANBAN 3 alapszabálya
Amit viszont minden agilis csapatnak ajánlani tudunk, és könnyebben adaptálható, mint a Scrum, az a Kanban, ami egy olyan módszertani eszköz, amely kevés megkötést tartalmaz, mindössze 3 alapszabálya van:
1. Jelenítsük meg a munkafolyamatot mindenki számára jól láthatóan
Ezt egy úgy nevezett Kanban táblán tudjuk megtenni, ami lehet egy fizikai tábla az irodában, de lehet akár egy virtuális tábla is, amelyet online használhatunk, így a HO-ban lévő kollégák is mindig jól láthatják a táblán történő változásokat.
2. Az egyes fázisokban határozzuk meg az egyszerre készülő dolgok maximális számát
4-nél több feladat sosem lehet az „in progress” oszlopban.
3. Mérjük az átfutási időt
Azaz, hogy egy feladat átlagosan milyen gyorsan megy keresztül az egyes oszlopainkon, és ezt az időt próbáljuk viszonylag röviddé és állandóvá tenni.
Mivel a Kanban kevés megkötést tartalmaz, ezért itt is nagyon fontos, hogy folyamatosan vizsgáljuk a folyamatainkat és a tapasztalataink alapján próbáljuk meg optimalizálni a működésünket. Bővebb leírást a Kanbanról ITT találhattok. (Kép forrása: hygger.io)
Bár mi alapvetően támogatjuk az agilis szemléletmódot, sőt az ügynökségnél több irányt beépítettünk a működésünkbe, ennek ellenére azt javasoljuk, mielőtt elmélyednétek a különböző keretrendszerekben és módszertanokban, vizsgáljátok meg a csapatotokat és gondolkozzatok el rajta, hogyan lehetne átültetni az agilis alapelveket a ti környezetetekbe. Mi az, ami biztos, hogy jól tudna működni, mi az, ami kevésbé, mire van szükség az agilis kultúra kialakításához.
A ti szervezetetek agilisen működik? Meséljetek a tapasztalatokról?
Szerző: Kalló Barbara, a Salt Communications junior projektvezetője
Ha szeretnéd felvenni velünk a kapcsolatot, írj nekünk a Salt Communications oldalán, az elérhetőségeket ITT találod.
