Ha már a rendezvényed építését navigálod, kezd beérni az előző hetek, hónapok munkája, kézzelfoghatóvá válik, amin annyit dolgoztál. A nagy napra még fel kell vértezned magad, mert egyet biztosan kijelenthetünk, gikszer nélkül nincs rendezvény. Összeszedtük az 5 legfontosabb „kiegészítőt”, amivel a rendezvényt végig talpalhatod.
#1 Rendezvényes mappa, vagyis maga a Szent Grál
Digitális világban élünk, de van, amiből az analóg megoldás áttekinthetőbb és praktikusabb. A rendezvényes mappa átlagos súlya 2 kg, értéke felbecsülhetetlen, az előző hetek, hónapok egyeztetéseinek listázott kivonata. Külön fakkokba rendezve itt kell lennie a forgatókönyveknek. Azért a királyi többes, mert egy rendezvényre nem csak egy forgatókönyv készül. Van külön a rendezvény egészére, a színpadi programokra, a technikának, a műsorvezetőnek, és van külön az építésre és bontásra vonatkozóan. A forgatókönyvön túl:
- Listák, mindenről! Check lista, to do lista, rendszám lista, kontakt lista, fellépők listája és a sor majdnem a végtelenségig folytatható.
- Szerződés másolatok. Időigényes és felesleges dolog első ránézésre, de volt már rá példa, hogy a helyszín és a takarító szolgálat közti konfliktust a szerződésben foglaltakkal lehetett megoldani – mindkét fél a másikra akarta áthárítani a feladatot, de a szerződésből egyből kiderült, kinek mi a hatásköre.
- Hostess eligazítás. Minden, ami a tréningen elhangzott. Milyen ruhában kell megjelenni, munkaidő, szabályok, partner cégről a tudnivalók, (promóció esetében a promóció és játékszabály pontos ismerete), rendezvény programjai, eseményei, mellékhelységeket merre találják, minden apró részlet, amivel egy vendég meg tudja szólítani az ott dolgozót.
- Renderek. Magyarul a zenekarok fellépők pontos, egyéni technikai igényeit tartalmazó dokumentum. Ezt korábban már a technikai igényekkel együtt leegyeztetted, viszont nyomtatott formában jó, ha elviszed magaddal és a színpadi technika vezetőjének a kezébe nyomod. Egy ilyen render nem csak egy listát tartalmaz, hanem adott esetben, egy mini „térképet” melyik hangszer/énekes hol foglal majd helyet és neki pontosan milyen technikai igényei vannak.
- Engedélyek: közterületfoglalási, pirotechnikai érintett produkció esetén.
- Biztonsági terv. Ezt korábban a biztonsági cég készítette el, a rendezvény pontos helyszínének, típusának és létszámának ismeretében, mely tartalmazza a kiürítési tervet és a menekülési útvonalakat.
#2 URH rádió
Sokan félnek tőle, feleslegesnek tartják, azt gondolják, miért kell ez, ha már mindenkinél ott lapul a mobiltelefon. Egy rendezvényen ez pótolhatatlan: egyszerre mindenki, a szervezésben fontos résztvevő hallja és vissza tud jelezni. Ha tömegrendezvényt szerveztél, lehetőség van rá, hogy szekcióként külön csatornát kapjanak (például színpad 1-es, catering 2-es, beléptetés 3-as stb.). Mielőtt kiadod a rádiókat, fontos két mondatban elmondani a használatát. Beállítod az adott csatornára, lenyomod a gombot, bemondod a keresztneved, majd távirati stílusban, hogy hol vagy miben kérsz segítséget. „Zsófi vagyok a B épület 1es catering zónájában és takarítót kérek.” Majd elengeded a gombot és megvárod, hogy az illetékes visszaigazolja, hogy értette, vette a kérésed.
#3 Minden lehetséges helyzetre legyen A, B, C és D terved és gyors probléma megoldó képességed
Elengedhetetlen, hogy gyorsan cselekedj és tudj dönteni. A jó rendezvény az, ahol volt gikszer, de az ügyfél semmit sem vett észre belőle. Fontos szabály, ő itt vendég, nem az ő dolga ezeket megoldani.
#4 Jól bejáratott alvállalkozók, partnerek
Egy rendezvényes rengeteg emberrel dolgozik, hogy a rendezvény precízen, pontosan összeálljon, ez az egész egy csapatmunka, nélkülük nem lenne siker.
#5 Kényelmes cipő, zsebes ruha /nadrág
Egy családi napon a 20.000 lépés garantált. Felejtsd el a Hamupipőke cipőt. Elegáns, tiszta, lapos talpú kényelmes viselet kell, nap végére úgyis le fog szakadni a lábad. Ha a ruhád zsebes plusz pont, bele tudod pakolni a telefonjaid.
+1 Túlélő láda
Ez egy kis „bőrönd”, amit a stáb szobában hagysz, de fájdalomcsillapítótól, gyorskötözőn át sniccerig minden van benne.
Képek forrása: Unsplash
Szerző: Margitfalvy Zsófia, a Salt Communications senior PO managere
xxx
Ha kíváncsi vagy a Salt Communications projektjeire kattintsd IDE, ha szeretnéd felvenni velünk a kapcsolatot, írj nekünk a Salt Communications oldalán, az elérhetőségeket ITT találod.
