Sikerült kiválasztani leendő rendezvényünk helyszínét, ami költségekben és további paraméterekben megfelelő(nek tűnik). Ilyenkor személyesen is elmegyünk, több körben ügyféllel, alvállalkozókkal, hogy kiderüljön az eredeti koncepcióból mit kell átalakítani. Pár tanácsot összegyűjtöttünk, milyen specifikus dolgokra érdemes figyelni már az első bejárásnál.

Firkálj, fotózz és tervezz!

• Figyelj a térkihasználtságra, legyen helye a színpadnak, asztaloknak, a kiegészítő programoknak, a hinterlandnak stb.
• Kérd el az alaprajzot a helyszíntől! Készíts méretarányos ültetési, berendezési rajzot! Ne csapd be magad az elrendezéssel, egy 3*3 m-es sátor helyigénye általában nem 9 nm. Maradjon hely a vendégeknek is!
• Készíts képeket a helyszínről, ne a honlapokon található már berendezett képekből dolgozz! Legyen nálad mérőszalag és fejben egy 1.0-ás terv, arról, hogy mit hova tervezel.

Jegyzetelj!

• Ha nem írod le a kérdéseid, észrevételeid, benyomásaid, úgyis elfelejted, mire beérsz az irodába.

Legyen mindig plusz helységed!

• Rendezvény típusától függően számolj külön helységgel vagy válaszfallal leválasztható résszel a hinterland számára, a back stage-nek,
• szükség lesz külön zárható stáb szobára asztallal, székekkel, kis hűtővel,
• gondoskodjunk a fellépőknek külön öltözővel.

Nézz felfelé is!

• A színpadi programok és dekoráció függvényében kérdezz rá a belmagasságra, ha szükséges a technika számára akkor a rögzítési pontokra.
• Ha nemzetközi konferencia lesz, keress helyet a tolmácsfülkének (érdemes a helyszínen is rákérdezni, van-e nekik). A fülkés megoldás akkor indokolt, amikor az előadók beszédét idegen nyelven esetleg egyszerre több idegennyelvre kell lefordítani. Fontos, hogy ilyenkor annyi fülkére van szükség, ahány nyelvre fordítanak.

Beléptetési protokoll és ruhatár!

• Nagy létszámú rendezvény esetén tájékozódj, hány kapun tudnak bemenni a vendégek.
• Kabátos szezonban ne felejtkezz el a ruhatárról sem. Van olyan helyszín, ahol külön kell érte fizetni, van, ahol személyzetet nekünk kell vinni, mindenképpen célszerű az elején tisztázni.

Áramkiállás!

• Evidens dolognak tűnik, de a gyakorlatban minden rendezvény lelke, hol van az áramforrás, hány amperes kiállás van. Bejáráskor ezt jelöld be a térképeden!

Engedélyek!

• Kültéri program esetén (pl. promóció, fotózás) kérdezz utána, hogy az adott helyszínre kell-e területfoglalási engedély, ehhez a pontos helyszínt, kitelepülés paramétereit kell leadnunk az illetékes önkormányzatnak.
• Ha a rendezvény mérete megkívánja legyen kiürítési-, biztonsági terved, orvosi ügyelet.

Gondolj a dohányosokra is!

• Minden nagyobb rendezvényen illik gondoskodni dohányzásra kijelölt területről. Legyenek plusz könyöklők, hamutartók (gondoskodj a rendszeres ürítésükről), hideg idő esetén hőgombák.

Sátor rögzítés!

• Sátras rendezvények esetén nézd meg melyik sátorrögzítési mód lesz a legmegfelelőbb.

A fenti lista csak a jéghegy csúcsa, ne félj segítséget kérni a helyszín elrendezésében a bérbeadótól, a bútorokat, sátrakat szállító alvállalkozóktól, technikus cégektől, és persze a legjobb, ha profival dolgozol együtt, mert akkor biztosan lesz mindenre válaszod, megoldásod.

Képek forrása: Unsplash.com

Szerző: Margitfalvy Zsófia, a Salt Communications senior PO managere

Ha szeretnéd felvenni velünk a kapcsolatot, írj nekünk a Salt Communications oldalán, az elérhetőségeket ITT találod.