Egy korábbi bejegyzésünkben már foglalkoztunk az agilitással, most pedig, ahogy már akkor is ígértük, szeretnénk nektek bemutatni a Scrum néhány elemét, amelyekről úgy gondoljuk, eredményesen beépíthetők a szervezeti működésbe.

(Kép forrása: devcrew.io)

A Scrum az egyik legelterjedtebb módszertan, amit az agilis projektmenedzsmentben használnak. Ez egy egyszerű és könnyen érthető keretrendszer, ami szándékosan nem egy részletesen kidolgozott módszer, de a szabályaival, az értékeivel, eseményeivel keretet ad ahhoz, hogy saját csapatodra, cégedre szabva egyszerűen és hatékonyan tudj megoldani komplex feladatokat is. A scrumot leginkább szoftverfejlesztő cégek alkalmazzák, de egyre inkább jellemző, hogy más területeken is próbálják bevezetni - többnyire a szolgáltatási szektorokban.

Fontos, hogy csak akkor beszélhetünk Scrum szerinti működésről, ha annak minden egyes elemét betartjuk (mi itt most nem fogjuk ezeket felsorolni, de ha komolyan érdekel a téma, a hivatalos Scrum Guide-ban minden alap információt megtalálsz). Ha úgy határozunk, hogy cégünknél bevezetjük a Scrumot, arra kell készülni, hogy hosszú folyamat lesz, nem fog minden elsőre jól működni, de folyamataink rendszeres monitorozásával és – a tapasztalatok alapján folyamatos - javításával egy idő után látványos eredményeket fogunk elérni.

Már most szeretnénk felhívni a figyelmet arra: nem biztos, hogy minden cégnél lehetséges vagy érdemes bevezetni a Scrumot. Például ahol egy más típusú munkavégzés miatt nem lehet vagy nehezen megvalósítható lenne iterációkban (magyarázat ld. később) dolgozni, és esetleg az ügyfelek nyitottsága sincsen meg hozzá. Az ügynökségek általában több, rövidebb projekten dolgoznak, a csapattagok egyszerre több projektben is részt vesznek és van, aki egyszerre több csapatnak is tagja, ellentétben a szoftverfejlesztő cégekkel, ahol egy-egy projektre könnyen lehet dedikált csapatokat létrehozni, akik egyszerre csak egy projekten dolgoznak.

Most pedig jöjjenek a konkrét „Scrum tippek", amelyekkel hosszútávon növelhető a projektek hatékonysága:

1. Scrum értékek

Egy vállalati kultúrát viszonylag könnyen, nem túl nagy energia ráfordítással újra gondolhatunk és nagyon hasznos is, ha a cégen belüli értékeket előre meghatározzuk és igyekszünk őket a munkatársainkban időről időre tudatosítani. (Kép forrása: guntherverheyen.com)

Ezek az értékek:

• Elköteleződés
• Fókusz
• Nyíltság, nyitottság
• Tisztelet
• Bátorság

Hogy ezek mit is jelentenek a csapatmunkában?

Elköteleződés:
a csapattagjai elkötelezettek abban, hogy elérjék céljukat, és hogy ebben támogassák is egymást.

Fókusz:
a csapattagjai elsősorban arra fókuszálnak, hogy elérjék sprint céljukat, ezáltal a lehető legnagyobb előrehaladást érjék el a végső céljuk felé. Ha nem sprintekben dolgozunk, mert a projekt nagysága ezt nem indokolja, akkor ezt lefordíthatjuk úgy, hogy a csapat tagjai arra fókuszálnak, hogyan tudják a projekt célt leghatékonyabban elérni.

Nyíltság, nyitottság:
a csapattagjai nyíltan kommunikálnak egymással és a megrendelővel, nyíltan beszélnek a munka kihívásairól és nyitottak a kihívásokra, egymásra.

Tisztelet:
a csapattagok tisztelettel tekintenek egymásra, mint munkatársakra, akik képesek a rájuk bízott feladatot a megfelelő szakértelemmel, hozzáértéssel a többiekkel együttműködve elvégezni.

Bátorság:
a csapattagokban megvan a bátorság, hogy mindig a jó irányba menjenek és szembenézzenek a munkájuk során felmerülő nehéz problémákkal is.

Ezen értékek betartását minden csapatnak csak ajánlani tudjuk, higgyétek el, jobban fogjátok érezni magatokat tőle! :-)

2. Scrum elmélet elemei

A Scrum az empirizmuson, tehát a tapasztaláson alapul, a tudás alapja a tapasztalat és döntéseinket megfigyeléseink alapján hozzuk. Ezt segítik elő a Scrum eseményei, amelyek arra teremtenek lehetőséget, hogy megfigyeljük magunkat, a tapasztalatinkból következtetéseket vonjunk le és az ezekből származó tudásunkat a lehető legjobban alkalmazzuk a jövőben vagy konkrétabban a következő sprintben vagy projektben.

Mielőtt azonban rátérünk ezekre az eseményekre, amikből legalább néhányat biztos, hogy mindenki eredményesen tud alkalmazni a saját csapatában, nézzük meg, hogy ez a három elem mit is jelent egy kicsit konkrétabban. 

Átláthatóság: 
arra kell törekednünk, hogy munkafolyamataink teljesen átláthatóak legyenek mind a projektben résztvevők, mind a megrendelő számára. Ha nem működünk átláthatóan, az olyan döntéseket eredményezhet, amelyek értékcsökkentőek és kockázatnövelőek. Ezt az átláthatóságot szolgálja az alábbi események közül a daily scrum vagy másnéven daily standup.

Megfigyelés:
folyamatainkat, a sprinten vagy projekten belüli munkavégzésünket folyamatosan és körültekintően felül kell vizsgálnunk. Ehhez a vizsgálathoz nagyszerű lehetőséget teremtenek a Scrum eseményei, különös tekintettel a Review-ra és a Retrospective-re.

Alkalmazás: 
a megfigyelésnek azonban cselekvés nélkül nincs értelme, tehát a megfigyeléseinkből származó tudást alkalmaznunk kell, és ha szükséges akkor változtatnunk kell azon, ami a megfigyeléseink alapján nem jól működik. Fontos, hogy az érintetteknek legyen felhatalmazása, önrendelkezési joga a szükséges változtatások meghozatalára. Amikor a következő sprintünket vagy projektünket tervezzük (Sprint planning), máris alkalmazhatjuk az előző sprintből vagy projektből levont következtetéseinket.

 3. Scrum események

(Kép forrása: medium.com)

Sprint:
ha egy hosszabb projekten dolgoztok akkor a projektet már az induláskor lebonthatjátok kisebb részekre, feladatokra és ezeket egy feladatlistába, úgynevezett backlogba rendezhetitek. Ezt a feladatlistát priorizálni kell, és a sorrendben elöl álló feladatokat kiválaszthatjátok az első sprintre. Na de mi az a Sprint? A sprint egy folyamatosan ismétlődő munkafolyamat, iteráció. Egy sprint hosszúsága a projekt nagyságától függ, maximum 1 hónapos lehet, de általában ennél rövidebb időt szoktak meghatározni, 1 vagy 2 hetes sprinteket. A sprinten belül valósul meg az összes többi esemény. Amennyiben úgy gondoljuk, hogy projektünket nehéz lenne sprintekre bontani, magára a projektre is gondolhatunk sprintként, amelynek során helyet kapnak az események.

Sprint planning:
tehát a sprint megtervezése. Ezen az eseményen választjuk ki, hogy a sprintünkben melyik feladatokkal fogunk foglalkozni. Nagyon fontos, hogy a sprint alatt a sprintre kiválasztott feladatokra kell fókuszálni, és azokat elvégezni, hiszen azok most a legfontosabbak, azért választottuk ki őket. A tervezésnél mindig figyelembe kell venni az előző időszakban szerzett tapasztalatainkat és azokat szem előtt tartva szervezni az előttünk álló időszakot. Tehát miután megismertük a csapatunk tempóját, teherbírását, felmértük a feladatok nagyságát, igyekezzünk csak annyi feladatot kiválasztani, amit reálisan az adott időszakban el tudunk végezni. Emlékeztessük egymást az előző időszak tanulságaira: mi az, amit az előző időszakban nem jól csináltunk, és változtatni szeretnénk rajta, és arra is, hogy mi az, ami jó volt, és folytassuk a jövőben is.

Daily Scrum:
ez egy 15 perces esemény, amit minden nap ugyanabban az időben és lehetőség szerint ugyanazon a helyen kell tartani. Ennek célja, hogy ellenőrizzük a haladásunkat a sprint cél felé. Ennek köszönhetően, ha bármilyen nehézségbe ütközünk, ami veszélyezteti a sprintünket, az idejében kiderül, és orvosolni tudjuk a problémát. Lehetővé teszi, ahogy haladunk a munkában és változtatásra van szükségünk, azt azonnal meg tudjuk tenni, segíti az önmenedzsmentet, a nap elején összeszedni a gondolatainkat és fókuszálni az előttünk álló feladatokra. Mivel minden nap 15 percet szánunk arra, hogy megbeszéljük a projekt haladását, így nem lesz szükségünk további megbeszélésekre, amivel időt takaríthatunk meg.

Sprint review: 
ennek az eseménynek az a célja, hogy megvizsgálja a sprint eredményeit. Ezen az eseményen nem csak a sprintben résztvevő csapattagok, de a stakeholderek is részt vesznek. Ez nem csak egy prezentáció, ahol a csapat ismerteti az elért eredményeket, hanem a felek megbeszélik, hogy mi az, amin esetleg javítani kell, mi az, amit máshogyan szeretnének, és a projekt feladatlistáját (backlog) is átvizsgálhatják, módosíthatják ezek alapján.

Sprint retrospective:
a retrospective célja, hogy növeljük hatékonyságunkat és a munka minőségét. Ezen az eseményen csak a csapattagok vesznek részt, a Scrum Master irányításával, - ha ilyen nincs nálatok, akkor a csapatból is vállalhatja egy tag az esemény lebonyolítását. Sok retrospective technika létezik (ezekre könnyedén rátalálhattok az interneten), amelyeket érdemes használni, - ezek segítségével könnyebben feltárhatjátok, hogy mik volt a csapat és saját erősségeitek, gyengeségeitek, mi az, ami jó volt, bevált a közös vagy egyéni munkavégzés alatt, és a jövőben is megéri megtartani, és mi az, ami nem volt jó, változtatni kell rajta. Meg kell vizsgálni a csapaton belüli viszonyokat, az eszközöket is, amelyeket használtok, és itt őszintén beszélhettek mindenről, amit fontosnak tartotok megemlíteni a sprint vagy a projekt kapcsán.

Ezzel a sprint végéhez is értünk, a retrosptective a záróesemény, amelyet máris követhet a következő sprint kezdve a tervezési folyamattal.

A fent leírtakon túl még sok mindent érdemes tudni a Scrumról, és maradt még jópár hasznos tanács és tudnivaló, amiről nem is tettünk itt most említést, ez csak egy gondolatébresztő, amely talán közelebb hoz titeket ahhoz, hogy megtegyétek az első lépést a változás felé. Gondoljátok át a folyamatokat, amelyekben részt vesztek a munkátok során, biztosak vagyunk benne, hogy találtok olyat, amin lehetne javítani, és lehet, hogy majd épp a Scrum valamelyik eleme lesz az, ami elhozza számotokra a pozitív változást. Hajrá! ;-)

Szerző: Kalló Barbara, a Salt Communications projektvezetője

Ha szeretnéd felvenni velünk a kapcsolatot, írj nekünk a Salt Communications oldalán, az elérhetőségeket ITT találod.